Может ли бухгалтер принять к учету копию кассового чека при утрате оригинала

Может ли бухгалтер принять к учету копию кассового чека при утрате оригинала

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник к отчету о расходах подотчетного лица приложил только копию кассового чека. Например, после того, как копия была сделана, оригинал забыли в копировальном устройстве и найти его потом не удалось.

У бухгалтера в таком случае возникает вопрос – а можно ли такой документ принять к учету?

В первую очередь, в такой ситуации можно обратиться к продавцу с просьбой о восстановлении чека ККТ. Как правило, продавец может получить дубликат чека ККТ из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.

Если же получить дубликат кассового чека нет возможности, но в предоставленной копии кассового чека указаны все обязательные реквизиты, в том числе QR-код, который позволяет осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек, то мы считаем возможным принять к учету такую копию кассового чека в качестве подтверждения произведенных расходов.

Вместе с тем учреждению необходимо учитывать риски, которые могут возникнуть при принятии копии кассового чека. К примеру, подотчетное лицо, предоставив копию чека ККТ, может получить компенсацию понесенных расходов у работодателя, а по оригиналу данного чека получить иные компенсации у других лиц или, например, возврат средств от продавца. Поэтому мы рекомендуем взять с подотчетного лица письменное объяснение причин, по которым предоставлена именно копия кассового чека, а не его оригинал.

Источник:система Гарант.ру